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フリートーク|投稿記事

言葉の選び方。。

綿花
2003/10/16(木) 22:52

私は営業所でアシスタント業務全般をしています。
今日言葉の選び方と言うか、使い方で反感を買ったようでめげ
てます。。

営業マンの出張の度に飛行機や新幹線のチケットを旅行代理店
に電話で手配するのですが、それに疲れてます。

希望の時間にチケットが取れないとその前後の時間を候補とし
てあげられますよね?
でも出張先によっては飛行機も3時間に一本しかなかったり、
客先とのアポとうまく時間が合わなかったりと担当営業マンに
しか分からないような時間配分等もあるので私が勝手に決める
ことは出来ないのです。

だから今日、日々思ってたことを思い切って言ってみたので
す。
「これからは各自で予約取ってもらえませんか?希望の時間に
チケットが取れないと営業マンに伝えて、また代理店に電話し
てそれがまたダメだったり。。各自でやった方が私を仲介する
よりずっとスムーズだと思うんですけど。」と。。

その場には4人の営業マンがいましたが、そのうちの一人が
『だったら第二希望ぐらいまで言えばいいんでしょ?!』と無
愛想に言うので「それならいいけど。。」と一応話はそこで終
わったのですが、それでもまだ私は腑に落ちません。。
私個人の仕事時間の無駄なので。。

どんな言い方をすれば相手に不愉快な思いをさせずに
「各自で予約してもらえるよう」になってたのでしょうか?

営業マンに対するこの先のフォローの言葉も教えてもらえたら
幸いです。

文章が分かりづらかったらすみません。。

  言葉の使い方っていうか…

五目ずし
2003/10/16(木) 22:59

やっぱり、自分で予約を取るのがイヤだったのかも、と思い
ました(^^;)
そして、予約は営業マンさんに自分でやってほしいなーと思
う綿花さんと、意見が対立してるんだから、仕方のない状況
かもしれないと…

話の持っていきかた、ですか…難しいですよね。意見が対立
してるわけなので。
仕事のやり方そのものが変わるわけなので、なにか会議の席
などで、公式に言うことはできませんか?きちんと意見をま
とめて、その結論として言うという。時間をかけて、じっく
り営業マンさんにも考えてもらえるように。
単にいらついて、苦情半分に言ったと思われたのかもしれな
いですよね。真剣に、予約の方式を変えて欲しいのなら、そ
の方が良いのではないかと思います。

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  あなたの仕事は何?

デススター
2003/10/17(金) 00:16

各自で予約とるなら、アシスタントという仕事自体
いらないと思わない?

スタッフへ連絡

  うーん、やはり

P.PYNE
2003/10/17(金) 00:31

言い方の問題じゃなくて、チケットの手配を各自ですること
自体が納得いかなかったのだと思います。それをするのがア
シスタントの仕事だろ!ってことじゃないでしょうか。

綿花さん自身がスムーズにチケット手配するための提案(あ
らかじめ第2、第3希望まで教えてください、とか)なら受
け入れられたのでしょうが、チケット手配そのものを各自で
やってくださいという提案は、どんな言い方をしても受け入
れてもらうのは難しいと思いますよ。

今のやり方で営業の方達は困っていますか?困っていないな
ら「各自で予約すればスムーズ」って言われてもメリットを
感じにくいし、「楽になるのは綿花さんだけ」って思われて
も仕方ないです。
今のやり方で営業マン自身が困ること、各自で予約すること
で営業マン自身が得すること(何か大変になっちゃいそうな
気がするけど)を具体的に示せれば、もしかしたら・・・。

スタッフへ連絡

  提案型の発言かな....

知香
2003/10/17(金) 00:38

綿花さん、こんにちは。
各自で予約してもらえるようになるかどうかは
分かりませんが、今困っている内容だけを伝えても
それまでの流れを変えるのって難しいと思いますよ。
ここまで大きくする問題かどうかは分かりませんが
業務を改善するに当たっては、現状の問題点をあげて
それに対しての提案までをするのが良いと思います。
今回も、無駄が多いとだけしか伝わっていないように
思います。この発言だと、確かに、綿花さんが面倒だと
思っているだけと取られても仕方がないかなと.....
例えば、希望通りの時間が取れなかった時に前後どちらに
ずらしたらいいのかの判断がつけられないこと、勝手に
決めてしまうと客先との約束に間に合わないかもしれない
こと、営業マンのその前後の営業内容が把握できていないと
飛行機の時間そのものに間に合うのかどうかわからないこと
などの問題をあげて、それを解決する為の案を提案するか
もしくは、皆さんで打ち合わせる会議などがあればその場で
話し合うなどの時間を取るように働きかけてみては
どうでしょう?
結果的に、各自で予約を取ることにはならないかもしれない
ですが、業務は改善される方向にし向ける努力はした方が
良いですよ。
私がこの立場だったら、予約表みたいなものを自分で
作って、飛行機の希望は第三希望まで・ユーザーとの
約束時間、その前後の営業出先やボリュームなどを記入して
予約依頼を出してもらうように改善すると思います。
頑張ってくださいね。

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  アシスタント業務って

まる子
2003/10/17(金) 01:52

綿花さんのアシスタント業務全般というのが
どういうものを指すのか分かりませんが
(私は会社勤めの経験はないので)、
一般に考える限り営業のサポート的な仕事も
含まれるのではないのですか?
そうだとしたら営業マンに各自で予約させる事は
綿花さんの業務放棄と取られても仕方ないのでは?
あらかじめ飛行機の発着時刻を提示して
第3希望くらいまで聞いておけばいいのではないですか?

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  気遣いを見せて

ましゅまろ
2003/10/17(金) 03:44

綿花さん、こんにちは。

「お手数ですが、チケットの手配にあたって、事前に
第2、できれば第3希望までお知らせいただけませんか。
そうするとスムーズに予約がとれますし、万が一私のミスで
合わない時間を取ってしまうと、皆様にご迷惑をかけて
しまうことになりますので。」

という風に、相手を思いやる気持ちを交えつつ、
提案として伝えたら良かったのでは、と思います。

いきなり「各自で手配してくれませんか」とは、
アシスタントの業務を放棄していて、感じが悪いです。


この先のフォローの言葉ですが、

まずは率先して今まで通りの手配業務をしつつ、
取れないという問題に当たった時にあらためて
「今後、第2か第3希望まで簡単にお伝えいただけませんか。
スムーズに予約ができて、皆様が何度も候補をあげる
手間も省けると思うんです」
と、相手の面倒にならない…とアピールしつつ
謙虚にお願いしてみてはどうでしょうか。

それでも「この便とっておいて」と、頼むだけ頼んで
第3希望だとか、受け入れない人もいるかもしれません。

そういう場合もカッカしないで、
「希望の便は無かったのですが、前後このような便なら
予約可能です。」と、ある程度幅をもった予約可能なリストを
簡単に打ち出して、選んでもらいやすいようにするとか。

自分で工夫して、双方の無駄な連絡を減らすことは
出来るのではないでしょうか。


綿花さんのスレを読む限り
「各自で予約をしてもらう」のが最終目的になっている
ようですが、そのあたりはご自分で、仕事の本分を
考え直された方が良いと思います。

「私の仕事時間が無駄だから」は理由にならないし、
そういう考えは隠しても滲み出るものだと思います。

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  気持ち分かるよ~。

かな♡かな
2003/10/17(金) 09:02

私もアシスタント業務とかやってるんで、出張手配の苦労と
か分かります~。

一日に数本しか無いからって飛行機も、取れて当たり前って
思ってる人結構多いですしね。

でも、経路って空路だけではなく、陸路って手段もあります
よね。
私の所は経路すら調べない人が多いのです。(何時頃に○○
に行きたいんだけど・・・ってかなり曖昧です)
なので、いろいろ調べてどっちが良いか選択して貰ってま
す。

後は、先にスケジュールを聞いてそれに併せて手配したりし
てます。
しつこく聞いていたりしているうちに、先に教えてくれるよ
うになりましたよ。超時間かかりました~。

営業さんも、多分自分でやるのは面倒なんですよね。
問題提起したことはとても大事だと思いますよ。
 
営業さんとのコミュニケーション不足って事もあるかもしれ
ないから、自分が手配しやすいように手を回すってのも良い
かもしれませんよ。

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  勘違いしていると思います

オリエンタル.
2003/10/17(金) 09:17

仮に出張の手配をアシスタントを通さずに
各自でやるほうが便利ならとっくの昔にそうしてるんではな
いでしょうか?
綿花さんがアシスタントという立場であるならば、
「各自で行ってください。」という前に、
「第二・第三希望まで伝えてください。」とお願いするべき
でしょう。それではじめて、だったら自分でとったほうが
いいや・・。ってことになるんじじゃないでしょうか?
「各自で行え」とは。間違ってもアシスタントである立場の
あながたが直接営業マンには言ってはいけない言葉です。

各自で行ってほしいと伝えるのは、アシスタントではなく
て、その部の部長(上司)の仕事です。
綿花さんはアシスタントなんです。
仕事のコントロールをするのは上司の仕事です。

頼りにならない上司でも、手順はちゃんと踏みましょう。
そうすれば、営業マンだって理解してくれますよ。

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  ありがとうございます。

綿花
2003/10/17(金) 09:33

皆さんありがとうございました。

私の仕事ですが、メインの仕事としては受注入力、電話応
対、納期回答、在庫・出荷管理等です。定時内に仕事が終わ
ることはほとんどなく毎日数時間の残業をしています。
営業マンは7人いてアシスタントは2人です。
うちの営業は決められたユーザーのところにアポの後行くの
で、営業マンが所内にいる事も多いのです。
ですから、時間に余裕のある人たちは会議室でおしゃべりし
ながらタバコを吸ってます。その間も私たちアシスタントは
時間に追われる様に仕事をしています。

これからですが、紙に書いてもらうようにしようと思いま
す。第3候補まで。。
中にはいるんですよ。。『明日の10時頃の取って』とだけ電
話で言ってくるような人も。。

今日はお休み取りましたがまた来週から頑張ります。

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  遅くなりましたが、同じ気持ちだったので。

ちびちゅう
2003/10/17(金) 10:45

綿花さんこんにちわ。私も綿花さんと同じ仕事内容なのでレスして
しまいました。私の仕事は量も少ないので残業は無いのですが、営
業マンが結構社内にいることが多いのです。それなのに雑用としか
思えないことを頼んでくるので、自分でできないものなのかなあ?
といつも不満に思っていました。確かにアシスタントとして働かせ
てもらっているわけですが、何でも頼めばいいってもんじゃないな
あ、と思い、何度か生意気ですが意見を言ったこともあります。
でも、皆さんのレスを読んで、少し考え直しました。
アシスタントとしての仕事なんだから雑用も多めに見てあげようか
な?って。
お互い、納得のいかないことがあるかと思いますが、同じような人
もいるってことで、来週からがんばりましょう。
長々と失礼しました。

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  がんばってくださいね!

りねっと。
2003/10/17(金) 11:08

私も以前同じ営業アシスタント(受発注業務から部の
セクレタリー業務まで全て)をしていたので大変なの
わかります。しかも私1人対役員含む12人でした・・(^-^;;

〆後になんですが、こちらから何も言わないとそれが
当たり前となっていってしまうので、アバウトな依頼に
対してはしつこいくらいに確認をとっていきましょう!
それがどんなに面倒なことでも、相手を変える前にまず
自分が変わらないと上手くいかないです。
営業の人たちが何も情報くれないなら、こちらから積極的に
情報を収集する手を考え、実行するなど。私は当時営業さん
の電話に聞き耳立てたり、机のメモをチェックしたりと
スパイのようなことまでしていました(笑

また、依頼フォームを作成したら提案というかたちで上司の
承認を得て、上司からみんなに通達してもらうなど根回しも
必要だと思います。定着させるのに時間もかかるし、アシス
タント個人の名前では営業さんはなかなか動いてくれない
ですから・・。

大変だとは思いますが、あの人たちは私がいないと何もでき
ないんだから、しょうがないわね~くらいの気持ちで頑張っ
て下さい!応援しています。

スタッフへ連絡

  再、ありがとうございました

綿花
2003/10/17(金) 11:16

同じ気持ちの方がいてうれしいです。
ありますよね。。おしゃべりしてる暇があるなら自分でやっ
てよ。。って事。。
アシスタント仲介するより自分でやった方が確実でしょ?っ
て事も。
そういうことでイライラしてしまう事も多くて。。
どこの会社も一緒ですね。。。皆さん苦労されてますね。

私も皆さんのレスをみて発言する前に考え直そうかと思いま
した。
ただ、一人イライラしてても仕方がないので、
アシスタントにとっても営業マンにとっても良い方向に進む
ように
努めて行きたいと思います。

ありがとうございました。

スタッフへ連絡

  再:ありがとうございました

綿花
2003/10/17(金) 11:17

同じ気持ちの方がいてうれしいです。
ありますよね。。おしゃべりしてる暇があるなら自分でやっ
てよ。。って事。。
アシスタント仲介するより自分でやった方が確実でしょ?っ
て事も。
そういうことでイライラしてしまう事も多くて。。
どこの会社も一緒ですね。。。皆さん苦労されてますね。

私も皆さんのレスをみて発言する前に考え直そうかと思いま
した。
ただ、一人イライラしてても仕方がないので、
アシスタントにとっても営業マンにとっても良い方向に進む
ように
努めて行きたいと思います。

ありがとうございました。

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  思ったこと

karin88
2003/10/17(金) 14:07

うちの部署は出張多くないけど、各自でチケット手配してます。
なので、社風によるものかな?と思いました。
出張がどれくらいの頻度がわかりませんが
1人で4人の予約はアシスタントとはいえ、業務はそれだけ
ではないのでキツイのでは?と思いました。
人によってギリギリまでゆっくりしたい人
早く現地にいたい人と性格もありますし。
(長くしていればわかってくるでしょうけど)

私の職場に何をしても文句言う人がいます。
傾向と対策がわかっているので、平気ですが
そのような人の出張チケットをもし予約することになったら
大変だなーと想像してしまいました。


私はチケット予約を各自ですることを綿花さんの業務放棄とは
思いません。明るく提案型で「その方が早くて確実だと思うんで
す」と言ってしまってもいいと思います。
(職場の雰囲気によるかな?)
ちなみに予約のやりとり、営業マンとはメールでしてますか?
目で見た方がわかりやすいので
メールでこれはOK、NGとすると理解が早いかなと思いました

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  提案ですが

ワカピ
2003/10/17(金) 14:28

〆後にすみませんが・・・・
私も出張手配が多く、以前は旅行代理店の方へFAXして、
回答を待っていましたが、
最近はHPから飛行機もJRも空席照会してから、
予約をするようにしています。
綿花さんがネットをできる状況であれば、
そこで空席の有無を調べてから、
代理店へ連絡すれば、一手間なくなるのでわ?
と思います。
忙しいとは思いますが、がんばって下さいね。



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  意見は色々だと思いますが・・・

clematis
2003/10/17(金) 14:52

アシスタントという言葉の意味を考えると、やはり自ら「各自でや
って下さい」と発言するのは職務放棄なんじゃないかな?と思いま
した。
それだけが仕事ではないにしろ、それも「仕事」なんですよね?

言葉の選び方というより、営業さんの前で発言する前に上司に相談
するのが筋だったんじゃないかな?と・・・
上司と対応策を話し合った上で、上司が指示を出すならともかく、
アシスタントが「各自でやって下さい」というのは、そもそも「何
様?」と思われても仕方ないと思います。

私自身にも言えることですが、それでもイライラして我慢が出来な
いのなら、そもそも向いていないのかもしれませんよ
ただ、やっぱり効率悪いのは悪いですよね(^^;
少なくとも「何時までにどこに着いていたいのか。何時からアポが
入っているのか」ぐらい先に教えてもらえるような対策は可能か
と・・・
ただし、必ず上司を通した方が営業さんは従いやすいと思います。

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  いらいらするといっても

kahoko
2003/10/17(金) 15:41

どんなに忙しくてもそれも業務のうちならばやらなければな
らないし、業務外のことでしたら堂々と断れるはず。上司か
らやらなくてもいい、各自やるようにと言われるはずですよ
ね。

「おしゃべりしてる暇があるなら自分でやってよ」これは違
うでしょう。時間があまっている方が仕事をする、という職
場だったらいいのですが、仕事の線引きがなされているわけ
です。営業職が遊びすぎ、アシスタントの仕事が多すぎであ
れば仕事のふりわけを考えたり、アシスタントを増やすこと
を考えたり、これらは上司の仕事です。勝手に綿花さんが仕
事をわけたりしてはならないはずです。

「アシスタント仲介するより自分でやった方が確実で
しょ?」それは綿花さんの立場からの意見です。出張の予約
を各自でやる事になったために仕事の効率が落ちると考える
人もいるでしょうし、出張の手配は誰にでもできるけれどク
ライアントとの打ち合わせはアシスタントには任せられない
からできる仕事をまわしているという人もいるでしょう。

営業さんの仕事ぶりに不満を感じるのかもしれませんが、そ
れでもアシスタントはアシスタントの仕事をしなければなら
ないのではないですか。

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  同感

コヨーテアグリー
2003/10/17(金) 16:27

営業とアシスタントの仕事は全然違いますよ。
極論をいってしまえば、
1ヶ月のノルマを1日でこなしてしまった営業マンが、
残りの30日をどう過ごそうが、勝手でしょう。
おしゃべりしてたっていいじゃないですか。

その一方でアシスタントは、机に常に付いていて、
営業マンが動き易いようにアシストするのが仕事でしょう。
「おしゃべりしている暇があるなら自分でやってよ。」
なんて思ってたら、逆に
「じゃ、お前が仕事とってこい!」って言われても
仕方がないことですよ。

綿花さんの〆レスを読んだ瞬間、
職種の違い、というものを理解していない人だと思いまし
た。もうちょっとアシスタントのプロに徹した方がいいので
はないでしょうか?それともまだまだ新人さんなのかしら?

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  おかみさんキャラとか。

(nana)
2003/10/17(金) 16:20

私も営業アシスタントなので、綿花さんの気持ちは
「あ、わかる~!」ってかんじです。

仕事内容の線引き等々、ごもっともだけど、ついつい
イライラしちゃう気持ちもわかりますっ!
・・・が、そこはイライラしてちゃ損しますよ。

自分に余裕があるときは気付いた事をやってあげる、そうすると
逆に自分が大変な時に助けてもらえるってことには
ならないですかね?(手伝える仕事とそうじゃない仕事が
あるとは思いますが。)

だから営業がイライラしたりしてるときでも「はいはい、そうね」
って聞いてあげてればいいんですよ。
んで、機嫌が良さそうな時を見計らって「このチケット手配、
(こういう理由で)二度手間になっちゃうんだけど、いい案ない
かな?」とか聞いてみる。うまくいけば全部営業が手配して
くれるようになるかもしれないし、「第2・3希望まで出せば
いいんじゃない?」とか言われるかもしれないし。

基本的に「頼りにされたら悪い気はしない」人が多いかと
思いますので(よっかかっちゃうのとは違いますよ)
ワザとバカな振りじゃないですが、相手を立てるような
方向に持っていくことも一つの手だと思いますよ。

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  再再:ありがとうございました

綿花
2003/10/17(金) 16:55

みなさん本当にありがとうございました。
こんなにたくさんのレスがもらえるとは思っていませんでし
た。。

応援してくださった方、アドバイスをくださった方にはとて
も感謝します。
反対に叱ってくださった方にも感謝してます。

ありがとうございました。

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