オズモール　女性・OLのための情報サイト

慣れというのもあるでしょうが、
この対応はひどいですね。

自分ならすぐかけ直して、上司に代わらせます。
お金払って運送してもらう訳だから
最低限のルールは守らせるべきです。

すみません、投稿内容の文章自体もちょっと読みにくいです。
文章でこれだけ読みにくいのだから、電話ではさぞご苦労されてい
るのではないかと思いました。

電話って、普通の会話と違って顔が見えないでしょ？
顔が見えれば、顔つきやジェスチャーで伝わることもありますが、
電話は相手が見えないから普通に話してても伝わりにくいんです
よ。だからいかに、話す側が相手にわかりやすく伝えるかが大切な
んです。

あなたの会社で「送り状、送付票」と言ってても、相手側（相手の
会社）が「伝票」と言っているのなら、「伝票」と言うのが正しい
のです。（相手側が「伝票」という言い方をしているのを知らなか
ったというなら今回は仕方ないかもしれませんが）

「どなたといつもお話ですか？」というのも…
申し訳ないですが今の時点でも何を伝えたくてこう言ったのか私に
はわかりません。この日本語はちょっと正しくないのでは？と思っ
てしまいます。

まぁ電話の相手の対応も問題ですけどね。

>さっき、会社が契約している大手宅急便に電話して会社名が
>印刷している送り状が無くなってきたので持ってきて欲しいと
>電話をしたところ・・・

なんかヘンなんですよ、この文章。

「会社名が印刷してある宅急便の伝票がなくなってきたので
　契約会社に持ってきて欲しいと電話したのですが」

で充分だと思うのですが。ダメかな？
私も日本語が得意とはいえませんので得意な方フォローをお願いし
ます。

私は電話対応が苦手です。
それでも自分なりに頑張ってきたつもりでした。

さっき、会社が契約している大手宅急便に
「会社名が印刷してある送り状が無くなってきたので、
持ってきて欲しい」
と依頼の電話をしたところ、先方から、
「どなたといつもお話ですか？」
と、言っている意味が分からねーという対応をされました。
「いつもそちらで印刷して頂いて持ってきてもらっている」
と伝えても「？？」の対応。やっと意味が通じたら
「あぁぁ～、伝票の事ですかぁぁ？」
と笑いながら言われました。

うちの会社はみんな送り状やら送付票と言っているので
最初から私が ”伝票” って言わなかったのは悪かったけど、
その対応はないんじゃない？？
おまけに
「ドライバーに一枚渡してから印刷になりますんで、
じゃあよろしく」ガシャ！

これって取りに来てくれるの？また電話しないとダメなの？
私は口下手だしなかなかうまく話せないけど、
ゆっくりハッキリ話すように努力しているのに・・・
一気に自信がなくなり、電話がまた恐怖になってきました。

やっぱり電話対応って慣れなんでしょうか？？？


**************************

率直な感想ですが、香代さんの場合、電話が苦手というより
要点を整理するのが苦手なのかなと思いました。
投稿文を例にとってみると、

・主語がはっきりしない
・１文が長すぎ
・話し言葉と普通の文で、改行されていない

ので、意味をくみ取るのが大変でした。
電話対応でも同じだと思うのです。
相手に何か伝えたい場合、

・主語、述語を明確にすること
・言いたいことを短文に分けて伝えること
・電話する前に、要点を箇条書きにしておく

この３つを守るだけでも、随分と違ってくると思いますよ。

私も先日、頭にきちゃう対応をされました。

三田にある某大学に主人の代理で卒業証明書を
取りに行ったときのことです。

主人本人が既に数日前に申請を済ましていました。
申請者の氏名＆誕生日（確認のため）と申請書類の種類だけ分かっ
ていれば代理人による受領で大丈夫と、主人に確認したので
私が受け取りに行ったのですが・・・。

まず、そのカウンターに行くと
おひまそ～うな30代前半の女性ともう一人の年配女性が
雑談中。私が近づくと一応、私語はやめて仕事するふり、
慌ててデスクに向かいました。

（この時点で今さらデスクに向かわないで、こっちに何の用か
聞いたら？と思うんですけど）

私が「すみません。卒業証明書を代理で受け取りにきたのですが」
と言うと「必要書類（委任状など数点挙げて）は持ってきたか？」
と聞くので「必要ないと聞いている」と答えると
2人揃って　馬鹿にしたように薄笑い。「フッ」だって。
お姉さんってば、ご丁寧に、手まで振っちゃって
オーバーリアクションで「ダメですよ～」。

”馬鹿ね、この子”とでも言いたげなご様子。
私はかなり若く見られるので　まぁ、被害者意識もありますが、
絶対思っていたに違いな～い！

かなり頭にきながらも、
「申請は済ましてるんですけど」というと　もーう、態度急変！
「あっ、受領ですねっ」なーんていってイソイソと立ち上がり
書類を捜し始めました。

っていうか、確かに私も最初から申請済みとは言わなかったけど、
勝手に早合点して勘違いして、
人のこと馬鹿にしたのはアンタよねー！？
「失礼しました」とか「ごめんなさい」の一言はないわけー！？

その場で言ってやりたかったのに、あまりの怒りに
声も出ませんでした。くやしー！

思うに、その彼女や香代さんが話した宅急便会社の人のように、言
葉は悪いけど、サービス業とはいえ（大学の事務もサービス業だと
思う）いつも同じような人を相手に、同じような仕事しかしてない
と予想外のことに対応したり、ちょっと考えをめぐらせてみるって
ことが出来なくなってるんじゃないかなー。

他の方の言うように、あなたの文章は読みづらいです。
あなたが新人である事を願って想定して書きますね。

電話は確かに慣れが大事です。
但し他に先輩の話し方、ﾒﾓの取り方、報告書の作り方も盗んだ方が
いいですよ。
こればかりは余程良心的な企業でない限り、教えてもらえない事つ
まり「常識」と考えられても仕方がありません。

ﾏﾅｰをぎちぎちになって学ぶより手っ取り早いのは、自分の身近な
先輩･尊敬できる上司の身のこなしを観察しながら仕事をしてみる
事です。

電話で外部の人間と話す時は、「自分は会社の顔である」事を常に
念頭において分かりやすく簡潔に話す事を心掛けてください。

他の方も書かれている通り、主語･述語･敬語の使い方を意識する
事。
急ぎの用件でない場合は、練習だと思って言いたい事を箇条書きに
して、言い忘れのないような工夫をする。

このような事に留意すれば、あとは「慣れ」だと言えますよ。
ここはひとつ相手に腹を立てる前に、いい経験をしたと前向きに受
け止めて、ここで言われたみんなの意見を参考にしてみたら、電話
応対も積極的になれると思いますよ。

みなさんレスありがとうございました。

私は文章の組み立てが苦手なので、思ったことがうまく
伝わらなかったりするんです。
でもそれを繰り返さないために、電話の前にメモをして
要点をまとめたりはしているんですが・・・。
今回もこちら側が「伝票」と一言いえば通じたのかも
しれないですが、ドライバーの方も「送り状」と言っていたのを
聞いていたので、それでいいのかなと思ってしまいました。

みなさんのレスは参考になりました。
ありがとうございました。

＞「ドライバーに一枚渡してから印刷になりますんで、じゃあよろ
しく」ガシャ！
これって取りに来てくれるの？また電話しないとダメなの？

まだ配送伝票が残っているようですので、次回ドライバーの方が荷
物を取りに来た際に「これと同じものを作って下さい。」と配送伝
票を1枚渡せば１～２日後に持って来てくれますよ。