ＯＺ会員680人に調査した『大人数宴会』にまつわるアンケート結果から、前回は「幹事として必要なスキル」や「効率的に宴会場を探す方法」を紐解いた。最終回である今回は、幹事さんから聞いた印象的なエピソードをもとに、“大人数の飲み会あるある”をレポート。失敗談や成功体験は？ 幹事をまかせられたら役に立つ、宴会・パーティを成功へ導くためのヒントとともにお届け。
幹事あるあるエピソード5選
【1】料理やドリンクの要望にひと苦労。でもアレルギー確認は必須！
食事に対する参加者の要望に苦労したとの声がチラホラ。ゲストの好みやアレルギーを調べて、パーティの趣旨に合わせた料理やドリンクを楽しむことができれば、満足度の高い時間を過ごしてもらえるはず。店舗としっかりコミュニケーションを取って、可能ならば事前に試食をお願いして“料理の質”を確認しておくとベター。
＜食事編｜大人数宴会を成功へ導くヒント＞
・宴会の趣旨に合わせた料理の質と量を注文するべし
・妥当な制限時間の飲み放題付きにするべし
・ノンアルコールドリンクも豊富な宴会場を選ぶべし
・参加者の苦手食材やアレルギーの有無を確認するべし
幹事アンケートのコメントより（一部抜粋）
・年配のメンバーが多く食べられないもののリクエストがあり、店舗やメニューに苦労した
・写真よりしょぼい料理が出て申し訳ない気持ちになった
・料理が美味しくなかった
・参加者が話に夢中になって、料理が大量に残るのが残念もったいなかった
・男性参加者が多い会だったので、料理のメニューを「質よりも量重視で」などお願いしたが快く受けてもらえたのがありがたかった
【2】直前にキャンセルが発生！会費の回収方法は事前に検討を
大人数が参加する宴会では、直前でのキャンセル発生はつきもの。特に、健康上の理由や急な予定変更が原因となることが多いよう。宴会場を予約する際にはキャンセルポリシーを必ず聞いて、いつまでならキャンセル料が発生しないか事前にチェック！ 参加者にもキャンセル費用を事前にアナウンスしておくと安心。また、やむを得ないキャンセルが発生した場合に備えて、会費の回収方法を幹事同士や上司と相談しておくのもよさそう。
＜キャンセル編｜大人数宴会を成功へ導くヒント＞
・宴会場予約時にキャンセルポリシーを確認するべし
・参加者にもキャンセルポリシーを事前に案内するべし
・キャンセル料の回収方法を検討しておくべし
・参加者リストを作成しておくべし
幹事アンケートのコメントより（一部抜粋）
・コロナ禍で1名が前日キャンセルとなり、キャンセル料を後日いただいた。前日まではキャンセル料が発生しない店舗を探しておけばよかった
・突然の欠席連絡は仕方ないとはいえ、調整するのに大変だった
・日程が近づいてからのキャンセルや、当日の遅刻連絡など大変に思った
・キャンセル料が発生する事態を想定し、人数の見積もりを少なめにしたものの、それを上回るキャンセルが出た。キャンセル料の回収や割振りに苦心した
・キャンセル料がかかるので店側に少なめに予約したいことを正直に話して嫌がられた。ドリンクにはかからず、食事だけの支払いにしてもらった
【3】笑いあり涙あり。余興やサプライズで思い出深い1日に
余興やサプライズ演出で、パーティがより盛り上がったという経験を持つ人もいるよう。幹事としては、参加者全員が楽しめるような企画を考えるのが腕の見せどころ。特に会社や企業のイベントでは、幅広い年齢層の社員同士が一緒に盛り上がることのできる、ゲームやプログラムを用意しておくことが重要なポイント。送別会や記念式典などの特別なシーンでは、主要人物へのサプライズメッセージで涙を誘って。
＜イベント編｜大人数宴会を成功へ導くヒント＞
・参加者全員が楽しめるシンプルでわかりやすいゲームや演出を選ぶべし
・事前にリハーサルを行い、スムーズな進行を図るべし
・必要な道具や機材を事前にチェックし、トラブルを防ぐべし
・大きな音でも迷惑にならない宴会場を選ぶべし
幹事アンケートのコメントより（一部抜粋）
・事前にプレゼンテーションをして盛り上げた
・定年退職の方がいた時に、勤務中の様子をスライドショーにして皆で泣いた
・単純なロシアンルーレットの食べ物ゲームをしたら予想以上に盛り上がり、年配の方もノリノリだった
・答えを合わせましょうゲームをやって盛り上がった
【4】酔っぱらいに大迷惑！楽しくて幹事自身が酔いつぶれることも
宴会がピークを迎えると、どうしても避けられないのが酔っぱらいへの対応。特に大人数の宴会では、酔いが回った参加者のフォローに苦労する幹事さんが多いよう。パーティの最初には、節度ある飲食を守ることや、お酒の無理強いはしないことを案内しておくとベスト！ また、個室や貸し切りの宴会場を選んでおけば、他客への迷惑を最小限に抑えられるはず。
＜アルコール編｜大人数宴会を成功へ導くヒント＞
・大人数の宴会では個室や貸し切りの宴会場を選ぶべし
・酔っぱらい者のフォロー役を事前に決めておくべし
・幹事自身が飲み過ぎないように、アルコール摂取はほどほどにするべし
・酔っぱらい者の帰宅を見送るべし
幹事アンケートのコメントより（一部抜粋）
・酔っ払いの酒要望が嫌だった
・酔って声が大きくなる年配男性が多いので、個室や貸し切りがマスト。なおかつ、職場から徒歩圏内や飲み放題延長OKなどの会場探しが大変
・幹事なのに自分が酔ってしまい、精算などの仕事は別の幹事に丸投げ状態になってしまった
【5】ゲストからのお礼がなによりの喜び！幹事経験を通して自己成長にも
準備から当日の進行まで幹事業務は大変な一方で、その努力が報われる瞬間もあるよう。参加者からの感謝の言葉は、幹事にとって大きな励みに。また、幹事経験を通じて、普段はあまり接点のないメンバーとも交流が深まり、絆が強まったと感じた幹事さんも。幹事を務めることで得られるスキルや達成感は、他では味わえない特別な財産に。
＜幹事を担当する5つのメリット＞
・自己成長につながる
・人脈が拡大する
・他者からの評価が高まる
・ゲストから感謝を受ける
・幹事だけの特別待遇が受けられる（料金割引やポイント・クーポン付与など）
幹事アンケートのコメントより（一部抜粋）
・幹事に対してお礼の花束をサプライズでいただけた
・月並みですが、「楽しかった」「有意義だった」と参加者から言ってもらえると嬉しいです
・あまり接点がなかったメンバー複数名にもお礼を言ってもらえたことがよかった
・場所も食事も皆が満足してくれて、笑顔でありがとうと言ってもらえた時がとても嬉しかったです
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WRITING／MEGUMI OGURA（OZmall）
アンケート／OZmall調べ：期間2024/8/8～8/21、n=680、一部複数回答可
