前回のアンケート結果から、幹事経験のある多くの人が、周囲から依頼されたり、組織の慣例やルールで決まっていたりと、自発的に担当しているわけではないことがわかった。では実際に幹事をまかせられたら、どんな仕事や苦労があるのだろうか？ 今回は、ＯＺ会員680人に調査した『大人数宴会』にまつわるアンケートをもとに、幹事として必要な能力を会場探しのヒントとともにをお届け。
【Q1】大人数宴会の幹事をして大変だったことを教えてください（複数選択可）
【A】幹事が直面する最大の苦労は「会場探し」
大人数が収容可能な「会場探し（23.4％）」、まず最初に行うべき「日程調整（20.7％）」、急な不参加者の「キャンセル対応（16.2％）」と、宴会当日までの調整が大変だった仕事の上位を占めた。それ以外にも通常業務と同時に、当日の運営や支払いまで、多岐にわたるタスクこなさなければならない幹事役。会場や参加者とのコミュニケーションをはじめ、幹事には次のようなマルチ能力が必要と考えられる。
幹事に求められる6つのスキル
●企画力
●スケジュール管理力
●交渉・コミュニケーション能力
●問題解決力
●予算管理能力
●リーダーシップ性
【Q2】どうやって大人数の宴会場を探しましたか？（複数選択可）
【A】「レストラン予約サイト」での会場探しが一般的
39.7％と、レストラン予約サイトで会場探しをする人が圧倒的に多い結果に。Googleなどの検索サイト（13.7％）や、宴会場・パーティ会場のサイト（3.8％）、地図アプリ（2.3％）も含めると、インターネットを活用して効率的に会場を探している人は約6割にのぼった。今すぐ調べられる迅速性や情報量の充実度のほか、口コミ評価を参考にできるなど、利便性の高さがその理由として考えられる。
一方で、会社近くのお店を自分で探したと16.8％の人が回答。これは、会社や職場でのイベントが大人数宴会の主流となっていることから（幹事アンケートの結果より）、アクセスのよさにも重きを置いていることがうかがえる。
また、馴染みのお店にお願いしたり（9.0％）、知り合いに紹介してもらったり（12.0％）した人も一定数存在。会場選びに失敗したくないという心理から、信頼できる情報源を重視していると言えそう。
幹事さんにおすすめ！大人数OKの宴会場・パーティ会場
【Q3】どうやって大人数の宴会場を予約しましたか？（複数選択可）
【A】安心感の電話予約 vs 利便性の予約サイト
最終的に宴会場を予約した方法は、「お店に電話予約をした（41.6％）」が最多であった。電話予約をする理由として、詳細な要望や質問をお店側に直接確認できる安心感や、即時の対応が期待できる点が挙げられる。並んで多かった回答は、「レストラン予約サイトで予約した（37.4％）」。24時間いつでも予約が可能な手軽さや、料理やコースの選択肢を比較できる点が魅力として考えられそう。
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【結論】幹事は「会場探し」がなにより大変！レストラン予約サイトの活用で負担減に
今回のアンケート結果から、大人数宴会の幹事が最も苦労することは「会場探し」であり、会場探しにも予約にも「レストラン予約サイト」が多くの人に活用されていることがわかった。会場探し以外にも、日程調整やキャンセル対応などタスクは多岐にわたるため、効率的かつスムーズに進めるための幹事スキルが必要と言えそう。
レストラン予約サイトを利用することで、幹事業務の負担を減らせるはず。幹事をまかせられたら、今回の調査結果を参考に最適な会場を見つけて、ゲストに喜ばれる宴会やパーティを実現させて。
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WRITING／MEGUMI OGURA（OZmall）
アンケート／OZmall調べ：期間2024/8/8～8/21、n=680、一部複数回答可
