今すぐ実践したい！歓迎会の案内の文例・テンプレート集

更新日：2020/01/10

新入社員をはじめ、異動や中途採用で入社してきた新しい仲間たちと、コミュニケーションを深めるために開催する歓迎会。日時や場所が決まったら、参加者に歓迎会の案内メールを作成したい。幹事は初めてで・・・という人でも心配なし。日本ビジネスメール協会の代表理事でもある平野友朗さんが、すぐに使える文例をご紹介。テンプレートを利用して、参加者が歓迎会を楽しみにしてもらえるような案内メールを送ろう。

歓送迎会におすすめの会場を探す

まずは、基本文面をマスターしよう

歓迎会の案内に限らず、なにかをお知らせするメールは、基本的に次の7つの要素が必須。まずはこのことをおさえておこう。

1.宛名　2.挨拶　3.名乗り　4.要旨　5.詳細　6.締め　7署名

なかでも、5の詳細は、いつ、どこで、誰が参加、費用、会の目的（誰を歓迎するのか）できるだけ問い合わせがこないように、質問される内容を想定して文面を作ることがポイント。

また、案内メールを送ってから、人数を確定させる場合は、必ず返信の期限を記載すること。自分の取りまとめがしやすくなるだけではなく、「スケジュール管理ができる幹事だな」という好印象に。

まずは基本文面のテンプレートをご紹介。

＜文例＞

〇〇各位

お疲れ様です。〇〇部のオズモル子です。

今回、〇〇さんの歓迎会の件でご連絡いたしました。

以下に歓迎会の詳細をまとめましたので、ご覧ください。

〇〇さん歓迎会
日時：4月5日（水）19:30～21:00予定　
参加予定者：〇〇常務、〇〇部のメンバー一同（予定）
場所：〇〇酒場　http://〇〇〇.〇〇
（現地集合。〇〇の名前で予約しております）
参加費：5000円

もし参加できない方がおられましたら、
〇月〇日（〇）までに、〇〇までご返信ください。

よろしくお願い致します。

――――――――――――――――――――
〇〇部　オズモル子
内線番号　メールアドレス
――――――――――――――――――――

中途入社の歓迎会案内・メールテンプレートには、情報をプラスして

上記で紹介した案内状の基本テンプレートに、入社する新スタッフの情報を加えるとベターに。歓迎会のご案内状を送るときは、歓迎する側と歓迎される側がコミュニケーションを取りやすい状態を作ることも幹事の大切な任務のひとつ。

例えば、どういう経歴や実績の持ち主か、どのような雰囲気の人柄か、会社はどういうことに期待をしているのか、などの内容がおすすめ。主役に対して参加者が親しみをもてるような情報やフレーズを取り入れることができればOK。歓迎会の期待度も増しそう。

早速、案内状のテンプレートを見てみよう。

＜文例＞

〇〇各位

お疲れ様です。〇〇部のオズモル子です。

このたび、入社された〇〇さんの歓迎会の件でご連絡いたしました。

〇〇さんは今までコンテンツ関連のディレクションを経験され、
前職ではネット広告の営業もされていたそうです。
今回は広告の知識を活かし、新事業の主力となるべく、入社されました。
学生時代はラグビー部で活躍され、ラガーマンらしい雰囲気ですが、
実は自作弁当派という情報も入手しました。

以下に歓迎会の詳細をまとめましたので、ご覧ください。

〇〇さん歓迎会
日時：4月5日（水）19:30～21:00予定　
参加予定者：〇〇常務、〇〇部のメンバー一同（予定）
場所：〇〇酒場　　　http://〇〇〇.〇〇
（現地集合。〇〇の名前で予約しております）
参加費：5000円

もし参加できない方がおられましたら、
〇月〇日(〇)までに、〇〇までご返信ください。

繁忙期でなかなかお時間が取れない時期だとは思いますが、
ぜひともご参加よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
○○部　オズモル子
内線番号　メールアドレス
――――――――――――――――――――

新卒社員の歓迎会案内・メールテンプレートには、学生時代の活躍を

社会人になりたてという新卒社員の歓迎会の案内状を作成する際にも、人となりがわかる紹介文を追加しよう。

新入社員はまず顔と名前を覚えてもらうことが必須。

学生時代の実績や出身地の情報などを盛り込むことで、キャラクターも見えやすくなるはず。人数が少ない場合は、1人ひとりについてひとことずつ。多い場合にはメールが長くなりすぎるので、情報は追加せずシンプルにまとめよう。

ここでは、新入社員5人という想定で案内状の文例をご紹介。

＜文例＞

〇〇各位

お疲れ様です。〇〇部のオズモル子です。

〇〇部恒例の新入社員歓迎会のお知らせです。

今年は5名の新入社員が、○○部に配属されました。
〇〇〇〇さん　〇〇大学○○部出身
〇〇〇〇さん　〇〇大学○○部出身
〇〇〇〇さん　〇〇大学○○部出身
〇〇〇〇さん　〇〇大学○○部出身
〇〇〇〇さん　〇〇大学○○部出身

以下に歓迎会の詳細をまとめましたので、ご覧ください。

新入社員歓迎会
日時：4月5日（水）19:30～21:00予定　
参加予定者：〇〇常務、〇〇部のメンバー一同（予定）
場所：〇〇酒場　 http://〇○○.○○
（現地集合。〇〇の名前で予約しております）
参加費：5000円

もし参加できない方がおられましたら、
〇月〇日（〇）までに、〇〇までご返信ください。

貴重な戦力となる1年目の社員の歓迎会となりますので、
ぜひともご参加よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
○○部　オズモル子
内線番号　メールアドレス
――――――――――――――――――――

まとめ

歓送迎会の案内に限らず、飲み会の案内メールで大切なのは、きちんと情報を記載することと、「参加したい」と思わせる文面を心がけること。忙しい中でメールを読んでもらうために、簡潔にかつ引きのある情報をプラスアルファで盛り込むようにしよう。事務的なメールから一歩脱することで、印象深い案内状に。案内状を工夫することで、その後との仕事が円滑になるかも。

お話を伺った方

平野友朗（ひらのともあき）さん

アイ・コミュニケーション　代表取締役、日本ビジネスメール協会　代表理事。筑波大学人間学類・認知心理学卒業。広告代理店勤務を経て2003年に日本で唯一のメルマガコンサルタントとして独立。ビジネスメール教育の第一人者として知られ、メールマナーに関するメディア掲載400回以上、著書24冊。メールスキル向上指導、組織のメールに関するルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がける。官公庁や企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。近著は『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』（文響社）。

一般社団法人日本ビジネスメール協会

WRITING／minoshima takako