もう困らない!送別会の案内の文例・テンプレート集

もう困らない!送別会の案内の文例・テンプレート集

更新日:2020/01/10

さまざまな理由で部署や会社を離れる人を見送るために開催される送別会。温かく見送るためにも、できるだけ多くの人に参加してもらえるような案内状を用意したいところ。そこで、日本ビジネスメール協会の代表理事でもある平野友朗さんが、すぐに使える送別会や慰労会での文例をレクチャー。基本テンプレートを利用すれば、参加者が積極的に送別会を盛り上げたくなるような案内メールを作成できるはず。

質問される内容を想定して文面作成しよう

まずはメールの基本をおさらい。送別会に限らず、なにかをお知らせするメールは7つの要素を必ず記載すること。

1.宛名 2.挨拶 3.名乗り 4.要旨 5.詳細 6.締め 7.署名 

特に注意したいのが、5.詳細の記述漏れ。基本的なことで問い合わせがこないように、質問される内容を想定して文面を作ることが大切。送別会の場合は、送別する人への感謝の言葉などを添えることも忘れないで。またサプライズを用意しているなど、注意事項がある場合も詳細に記載して、参加者が共有できるようにしよう。

メールを送信後に、参加の可否を確認する場合は、返信の期限を記載すること。取りまとめもスムーズで、「スケジュール管理ができる人」という印象づけにも。また、場所は地図のURLを添付して。会社からの距離やアクセス時間も記載しておくと喜ばれるはず。現地集合なら、予約者の名前(または会社名)を記載しておこう。

早速、それぞれの送別会や慰労会で使える文例のテンプレートをご紹介。

送別会の案内入力

退職送別会の案内メールでは、退職日の明記が必須

退職者を囲んだ送別会の場合、退職日の明記を忘れずに。主役の方との「最後の食事会」という情報が伝われば、参加への後押しになるはず。送別会の日程を設定するときは、ほかの退職者の送別会スケジュールとぶつからないようにリサーチしておこう。案内の例文をご紹介。

<文例>

〇〇各位

お疲れ様です。〇〇部のオズモル子です。

〇月〇日(〇)に退職される〇〇さんの送別会のお知らせです。

以下に送別会の詳細をまとめましたので、ご覧ください。

〇〇さん送別会
日時:4月5日(水)19:30~21:00予定 
参加予定者:〇〇常務、〇〇部のメンバー一同(予定)
場所:〇〇酒場  http://〇〇〇.〇〇
(基本直接現地集合。〇〇の名前で予約しております)
参加費:5000円

もし参加できない方がおられましたら、
〇月〇日(〇)までに、オズまでご返信ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
○○部 オズモル子
内線番号 メールアドレス
――――――――――――――――――――


寿退社の送別会の案内メールでは、プライベートな情報に注意

結婚にまつわる退職者の案内メールは、当人が公にしているか、していないかの確認を忘れずに。どちらにしても、プライベートなことはさらりと伝えるようにしよう。また、送別会の場所を選ぶときは、ささやかながら幸せ気分を盛り上げ雰囲気の店を選んで。さりげない祝福で送り出すのがポイント。では、案内の例文、メールプレートを見てみよう。

<文例>

〇〇各位

お疲れ様です。〇〇部のオズモル子です。

〇月〇日(〇)に退職される〇〇さんの送別会のお知らせです。

ご承知の通り、○○さんは、〇月に入籍されることになりました。
〇〇さんの門出を祝い、ささやかながら
みんなで送別会を開催しようと思います。

以下に送別会の詳細をまとめましたので、ご覧ください。

〇〇さん送別会
日時:4月5日(水)19:30~21:00予定 
参加予定者:〇〇チーム一同
場所:〇〇酒場 http://〇○○.○○
(基本直接現地集合。〇〇の名前で予約しております)
参加費:5000円

もし参加できない方がおられましたら、
〇月〇日(〇)までに、オズまでご返信ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
○○部 オズモル子
内線番号 メールアドレス
――――――――――――――――――――

定年退職の送別会の案内メールでは、功績を盛り込んで

長年会社に尽力されてきた上司を送る定年退職の送別会は、盛大な気持ちで送り出したいもの。そこで、送別会のお知らせでは、大先輩の功績を文面にひとこと入れると◎。退職後の予定が公になっている場合は、送別会のメールにそのことに触れると温かい送り出しになるはず。早速、案内メールの例文を紹介しよう。

<文例>

〇〇各位

お疲れ様です。〇〇部のオズモル子です。

〇月〇日に定年退職される〇〇さんの送別会のお知らせです。

〇〇さんは、〇〇年新卒で入社され、〇年もの間
会社に尽くしてこられました。
まさに〇〇さんあっての当社です。
今後はご実家で農業に従事されるそうです。

以下に送別会の詳細をまとめましたので、ご覧ください。

〇〇さん送別会
日時:4月5日(水)19:30~21:00予定 
参加予定者:〇〇常務、〇〇部のメンバー一同(予定)
場所:〇〇酒場  http://〇〇〇.〇〇
(基本直接現地集合。〇〇の名前で予約しております)
参加費:5000円(お花代込)

今回は〇〇というサプライズを用意しているので
〇〇さんには、この件については内緒にするようにしてください。

もし参加できない方がおられましたら、
〇月〇日(〇)までに、オズまでご返信ください。

これまで〇年間、会社にご貢献いただいた
〇〇さんの送別会になりますので、ぜひ皆さまご参加ください。

―――
○○部 オズモル子
内線番号 メールアドレス
―――

異動による転勤の案内メールは、壮行会という雰囲気を大切に

異動による送別会は、当人にとって栄転とは限らないもの。そこで、祝い励ましの気持ちを込めた壮行会といった雰囲気で送り出すのが大切。次のステージへ向かう仲間を温かく送り出すための案内メールの例文を見てみよう。

<文例>

〇〇各位

お疲れ様です。〇〇部のオズモル子です。

〇月〇日(〇)に〇〇支店に異動されることになった
〇〇さんの今後の活躍を祈り、壮行会を行いたいと思います。

以下に詳細をまとめましたので、ご覧ください。

<〇〇さん壮行会>
日時:4月5日(水)19:30~21:00予定 
参加予定者:〇〇部のメンバー一同(予定)
場所:〇〇酒場  http://〇○○.○○
(基本直接現地集合。〇〇の名前で予約しております)
参加費:5000円

もし参加できない方がおられましたら、
〇月〇日(〇)までに、〇〇までご返信ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
○○部 オズモル子
内線番号 メールアドレス
――――――――――――――――――――

主役に向けた案内メールは、招待状という形式に

退職や異動する本人への送別会の案内は、参加者とは別のメールで文章を作成することが必須。招待状として本人宛に案内を送ろう。ここで紹介するテンプレートは、事前に口頭で日付や開催について話し合っていることを想定して、決定した会場などを伝えるもの。相手への気遣いを盛り込んだ丁寧な文面で、「私たちはぜひ一緒に飲みたい、送別をしたい」という気持ちを伝えよう。

<文例>

〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部のオズモル子です。

先日お伝えした〇〇さんの送別会について、詳細が決まりました。

以下に詳細をまとめましたので、ご覧ください。

<〇〇さん壮行会>
日時:4月5日(水)19:30~21:00予定 
参加予定者:〇〇部のメンバー一同(予定)
場所:〇〇酒場  http://○○○.○○

もし当日、オフィスから向かう場合は、
15分前に通用口で待ち合わせて一緒に行きましょう。

全員で一緒に飲める機会は今回が最後だと思います。
ぜひ当日は、大いに飲んで食べてくださいね。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
○○部 オズモル子
内線番号 メールアドレス
――――――――――――――――――――

まとめ

歓送迎会の案内の文書を作る際は、場所などの案内だけを記載した基本的なテンプレートで作成したうえで、ケースに合わせた言葉を追加するようにしよう。メール文面の時点で参加したくなるように心を配り、送別会で印象的な「贈る言葉」を残すことをめざそう。

お話を伺った方

平野友朗(ひらのともあき)さん

平野友朗(ひらのともあき)さん

アイ・コミュニケーション 代表取締役、日本ビジネスメール協会 代表理事。筑波大学人間学類・認知心理学卒業。広告代理店勤務を経て2003年に日本で唯一のメルマガコンサルタントとして独立。ビジネスメール教育の第一人者として知られ、メールマナーに関するメディア掲載400回以上、著書24冊。メールスキル向上指導、組織のメールに関するルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がける。官公庁や企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。近著は『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)。

WRITING/minoshima takako

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※記事は2020年1月10日(金)時点の情報です。内容については、予告なく変更になる可能性があります

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