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＞その旨を記載したメモカードを招待状に同封するのでしょうか？

それでもいいと思いますが、
いずれにしても、招待状を送る前って、
電話連絡などをしたほうがいいと思うので、
（ここでもそのような議論をいくつか目にしました）
私は基本的に電話で連絡しました。
日頃からしょっちゅうメールしている友達には、メールで尋ねました。


同じ新幹線で移動するにしても、
●指定席回数券
（長所：本人が乗りたい便で行ける、短所：指定席をとるのが面倒）、
●座席指定済みのチケット
（長所：本人は何もせず乗るだけ、短所：好きな時間に乗れない）、
●現金
（長所：新幹線以外も選べる、短所：チケットをとる必要が有る）
・・・などと一長一短で、
どのような形で負担するのがいいかは、ゲストにより好きずきなので、
「このように負担しますから！」という一方的な連絡より、
「こうさせてもらおうと思ってるんだけど」と相談する形のほうが
ベストかと思います。

ただ、遠慮されたとしても、それを真に受けるのはどうかと思います。
私の場合、「そんな心配いらないわよー」と言ってくれた人には、
「でも受付の人にお車代を預けておくので、必ずもらってくださいね」
と言いました。

＞東京からのゲストがほとんどなので、往復約１万５００円のくらい
の新幹線代なので、キリがよいところで１万のお車代を考えています。

それぐらいなら甘えてもいいかと思います。
私も、申し訳ないけど切り捨てさせていただきました。
事前に「交通費の足しにしかなりませんけど」と言っておき、
受付を通し、お車代としてお渡ししました。

長くなりましたが、参考になれば幸いです。