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emily2525さん　ご婚約おめでとうございます。

私も招待客のほとんどの方が宿泊だったので、そのときのことを
書きますね。

私たちは、まず結婚報告をしてから
「宿泊を兼ねてしまうのですが、出席していただけますか？」と
聞きました。この報告は挙式半年前です。
さらに挙式３ヶ月前に「招待状発送をお送りします」と
電話を入れながら料金などの簡単な説明をしちゃいました。
（こちらで全額負担だけど、一部自己負担がありますなど）
そして「出席」とお返事いただいた方たちはその時点で予約してしまいました。

旅行会社経由の申込分は３週間前まではキャンセル料がかからないし
直接ホテルに予約したときは当日までキャンセル料がかかりませんでした。
（これは結婚式に列席される方ということからの配慮だそうです）

軽井沢でのお式ですと、どこかのプロデュース会社とか通して
いるのでしょうか。
そしたら、そちらの担当者さんへ確認してみるのも１つですね。
あとは宿泊先が決定しているようでしたら、まず電話で事情を
説明してＭＡＸ人数で予約を入れてしまうとか・・・。

私は親族など招待客へ電話したときに
「ホテルなどのお部屋がとれなくなってしまってご迷惑を
おかけしたくなかったので早めに確認しているんです」とか言ってしまいました。
親族は揃って「出席するわよー。おめでとう！」と言ってくれました。
また正直自分が招待される側だと宿泊先の手配や交通機関の手配、
また費用など色々考えますよね。
なので「こちらで宿泊・交通の手配をするので早めにお返事いただきたい」と
話したら、招待状の返信には早い・遅いはありましたら
出席・欠席の連絡は早めにもらえました。