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電話の対応の仕方

お猫
2005/08/09(火) 12:59

会社で同僚に電話がかかってきて
その同僚が不在であるため代わりに自分が対応するってこと
よくあるかと思いますが、
その場合のベストな対応とはどういったものでしょうか。

*同僚に社外の人物から電話がかかってくるが本人は外出中。
*かけてきた相手が以下のようなメッセージを残す。
*「A商事のB山です。また電話しますが電話あったことを伝えてく
ださい」
*その同僚のデスクにA商事のB山さんから電話があった旨メモを残
す。

ここまではいいのですが困るのはこの後です。
そのメモを見た同僚から
「A商事のB山さんって誰?」と聞かれることがよくあります。
ただ電話を代わりに受けただけであって
電話をかけてきた人物の名前以外知らないし
その人物と同僚の関係も把握していませんが
不在者への電話を受けた場合そこまでフォローすべきでしょうか。
そんな疑問を私に向けられてしまうということは
私の対応に問題があるのかなあと悩んでしまいます。
「誰?ってだからA商事のB山さんだってば」と思うのです。
強いて言えばご用件を伺えばよいのかと思いますが
本人に直接話せばよいと思ってまたかけますと言っているのに
いちいち伺うのも失礼とまではならないにしろどうかと思うし。

どういう対応がベストだと思いますか?

テーマ:
タグ:  ベストメッセージメモ関係電話

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  こんなのは?

ふぅすけ
2005/08/09(火) 13:27

お猫さんが復唱している事前提の対処法ですが・・・

「何かお伝えしておく事はありますか?」と電話の相手に聞いてみて
は?
セールスの電話なら「急ぎじゃないからイイですよー」とか濁すは
ずだし、取引先の方なら「○○の件で」とかおっしゃってくれるの
では?

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  その対応でいいのでは??

muemue
2005/08/09(火) 14:04

そこまでお猫さんが気にすることはないのでは?
同僚の方が「誰??」と聞く時点で、そのB山さんと同僚の方
はほとんど関係や面識がないのでしょう。
それなら、それほど大事な用件があるわけでもないと思うの
で、「誰か分からないですが、とにかくA商事のB山さんから
電話があったんですよ。またかけてこられるそうです」と事
実を伝えるだけで、社会人としての責任は果たしています
よ。

B山さんが大事な用件のある取引先の人なら同僚の方も
「誰??」とは聞かないでしょうし、もし取引先の人であっ
ても「誰??」と聞くようなら、それはB山さんを把握してな
い同僚の方の責任であって、お猫さんの責任ではないです。

・・・確かに親切なのは、ふぅすけさんが言われているよう
に「何かお伝えすることは?」とか「お急ぎでしたら、こち
らからかけ直しますので、お電話番号をお願いします」とか
聞いたほうがいいでしょうけれど・・・でも、電話番だけが
お猫さんの仕事ではないのでしょうからねぇ。
時間のある時はそう聞いて、ない時は今まで通りでいいと思
いますよー。

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  その対応でいいのでは?2

dry213
2005/08/10(水) 23:36

何ら問題ないと思います。

同僚と先方とで、承知している話が進んでいる場合、
取次ぎ者から、あまり事細かに聞かれる事を不快に思う方もいるで
しょうし、実際失礼になる場合もあるでしょう。

同僚さんが、どこのどなたか判らない人ならば、
少なくとも緊急であったり、重要度が高いものとは思えませんの
で、再度連絡があった時に、ご本人が確認すればいいと思います。

ただ、「その人誰?」って聞かれる事が「よく」あるというのが、
ちょっと気になってしまいました。

お仕事の内容にもよるのでしょうが、
通常、指名された本人が知らない人からの電話って、
そんなに多くないような気が・・・

何かの勧誘とかって可能性はありませんかね?
あたかも取引先であったり、用事があるように装って
実は単なる勧誘だったなんて事も、結構あると思うので。

同僚の方も、特に不満があって「誰?」って言った訳では
ないと思います。他意なく、口に出てしまっただけだと思います
よ。

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  どうもありがとうございました

お猫
2005/08/11(木) 17:24

「誰?」と当然のように聞かれることが何度か続いたので
私の対応は何か当たり前のことが何か抜けているのかも、と
思ってしまっていたので安心しました。

電話の相手に「ご用件は」と聞くと
「うちに何の用?」と相手を警戒するような雰囲気になりますが
ふうすけさんのおっしゃるように「伝言預かりますが」にすれば
感じがいいですよね。

確かに勧誘の電話は多いように思います。
社名や電話番号(ナンバーが電話機に表示されるので)を
ネットで検索すると不動産や先物だったりします。
なので電話対応はかなりシンプルにしてしまっていますが
余裕のあるときは伝言を預かる旨伝えてみようと思います。

もやもやがすっきりしました。
どうもありがとうございました。

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